Mengenal Filing: Sistem Pengarsipan Dokumen yang Membuat Kerja Lebih Efisien

Apakah Anda pernah bingung mencari dokumen penting di tumpukan arsip kantor? Jika iya, maka filing adalah kunci untuk mengatasi masalah ini. Sebab, dengan sistem filing yang tepat, Anda bisa menemukan dokumen fisik dan digital dengan cepat, rapi, dan aman.

Kami akan membahas secara lengkap apa itu filing, metode pengarsipannya, tujuan juga manfaatnya, serta perlengkapannya. Dengan begitu, efisiensi administrasi di kantor tidak akan membingungkan lagi.

Apa yang Dimaksud dengan Filing?

Filing adalah kata lain dari pengarsipan, yaitu proses mengelola, menyusun, dan menyimpan dokumen secara sistematis agar mudah ditemukan kembali. 

Beberapa metode populer dalam pengarsipan adalah:

• Sistem alfabetis: Penyusunan data berdasarkan urutan huruf A–Z, sehingga terkesan lebih sederhana dan mudah. Pengarsipan mode ini biasanya berlaku saat mengurutkan nama atau instansi.
• Sistem numerik: Pengarsipannya memakai nomor atau kode angka tertentu, yang cocok untuk mengatur dokumen bervolume besar. Pengaplikasian umumnya kerap terjadi di rumah sakit atau perusahaan.
• Sistem alfanumerik: Pengelolaan dokumen menggunakan kode huruf dan angka. Sistem ini cocok untuk pengelompokkan yang kompleks dan spesifik.  
• Sistem kronologis (tanggal): Penyimpanan data berdasarkan urutan tanggal, bulan, atau tahun. Lebih cocok untuk filing surat masuk-keluar, laporan periodik, juga dokumen yang punya batas waktu.
• Berdasarkan subjek/kategori: Penyusunan dokumen berdasarkan kategori, seperti fungsi, proyek, jenis, atau departemen. Aplikasinya lebih familiar arsip keuangan, kepegawaian, pemasaran, atau inventaris.
• Digital atau elektronik: Penyimpanan dokumen dalam format digital  dengan sistem folder atau document management system. Metode ini jadi unggulan, karena lebih aman, efisien, dan cepat.  

Tujuan dan Manfaat Filing

Selain merapikan dokumen, sistem pengarsipan dokumen ini juga punya tujuan dan manfaat krusial lain, seperti:

• Mempermudah dan mempercepat pencarian dokumen saat Anda perlukan lagi.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, karena tidak ada waktu yang terbuang hanya demi mencari arsip.
• Mengurangi risiko dokumen rusak atau hilang.
• Menjaga kerahasiaan dokumen penting, karena Anda bisa mengatur akses, mengunci fisiknya, atau memakai sistem keamanan digital.
• Mempermudah memisahkan arsip aktif, semiaktif, inaktif, maupun arsip statis.
• Bisa berperan sebagai sumber informasi, alat bukti hukum, dan dokumentasi sejarah organisasi.

Perlengkapan Filing yang Umum Dipakai

Untuk mempermudah proses filing, biasanya ada beberapa perlengkapan yang dipakai, yaitu:

• Filing cabinet: Lemari laci untuk menyimpan dokumen secara vertikal atau lateral. Lemari ini biasanya sudah punya kunci dan label, sehingga arsip lebih mudah ditemukan.  
• Lemari arsip: Tempat penyimpanan dokumen dalam jumlah besar, sehingga cocok untuk arsip jangka panjang.
• Rak arsip: Media penyimpanan terbuka untuk map, box arsip, atau dokumen yang sering diakses.
• Map arsip atau map folder: Tempat penyimpanan dokumen dalam jumlah terbatas agar tetap rapi dan terpisah.
• Ordner (ring binder): Map berkapasitas besar yang menggunakan penjepit besi untuk menyimpan dokumen berlubang.
• Hanging map: Map gantung untuk filing cabinet, berguna untuk memudahkan pengelompokan juga pencarian.
• Guide (sekat arsip): Lembar pemisah dengan tab label untuk menandai kelompok dokumen.
• Label arsip: Mempermudah memberikan identitas map, folder, laci, atau rak arsip.
• Perforator: Alat pelubang kertas untuk dokumen yang akan disimpan ke ordner.
• Stapler: Alat untuk menyatukan dokumen sebelum di-filing.
• Numerator: Alat pemberi nomor arsip secara manual.
• Stopmap folio dan map snelhecter: Untuk penyimpanan dokumen sementara maupun arsip aktif.

Dari semua perlengkapan di atas, terlihat bahwa peran filing kabinet, rak, dan lemari arsip, sangat penting untuk mengoordinasikan semua dokumen. Oleh karena itu, Anda tidak boleh asal pilih material atau produk. Jika kualitasnya jelek, sudah pasti keamanan dan kerapian arsip Anda akan terganggu.

Oleh karena itu, PT. SINAR SRIKANDI ESHALEKTRIKA siap membantu Anda membuat rak, lemari, atau kabinet dari logam berkualitas, yang akan memastikan dokumen Anda tetap rapi, aman, dan tahan lama.  

Agar ukuran dan desain  penyimpanan  filing dokumen yang Anda inginkan sesuai kebutuhan, silakan hubungi kami untuk konsultasi lebih detail!